Self service BI, vloeken in de kerk?

Microsoft BI event QNH Maastricht“Microsoft BI: de gebruiker centraal” was het thema van de events die QNH op 19 Mei in Zeist en 26 Mei in Maastricht organiseerde. Een van de belangrijkste succesfactoren van BI projecten is het centraal stellen van de toekomstige gebruikers. Maar hoe doe je dat en wat zijn de implicaties voor de manier waarop je BI organiseert en het BI project aanpakt? En op welke wijze ondersteunt Microsoft deze manier van werken? Op deze vragen werd tijdens de events ingegaan door medewerkers van QNH en Marcel Westra van Microsoft.

Tijdens het event in Maastricht gaf ik een demonstratie over PowerPivot, een plugin van MS Excel 2010. De plugin breidt de mogelijkheden van de draaitabel functionaliteit uit door de invoering van de mogelijkheid om gegevens te importeren uit verschillende bronnen. Toen ik dit voorafgaand aan een van de bezoekers vertelde werd me met gefronste wenkbrauwen gevraagd “Excel, is dat niet vloeken in de kerk?”. Ik ben van mening dat Excel wel degelijk een bijdrage kan leveren aan een BI oplossing. In dit artikel wil ik aan de hand van een metafoor ingaan op waarom en hoe Excel een bijdrage kan leveren.

Microsoft BI event QNH MaastrichtIk wil een metafoor gebruiken om een en ander te verduidelijken; de evolutie van de verspreiding van nieuws, laten we beginnen bij de krant. Een uitgever laat journalisten artikelen opstellen met een nieuwswaarde of een opinie, deze worden vervolgens gedrukt en verspreid onder de abonnees. In de jaren negentig komt het internet op en ontstaan er online niewswebsites, zo’n 10 jaar later ontstaat RSS waardoor een diversiteit aan nieuwsbronnen snel en eenvoudig door gebruikers kunnen worden gevolgd. Op dit moment is Twitter helemaal hot, het is een internetdienst waarmee gebruikers korte berichtjes van maximaal 140 tekens publiceren. Door twitter-accounts te volgen ontstaat een dynamisch mediakanaal dat door de gebruiker zelf kan worden aangepast door interessante accounts te behouden en accounts met ‘ruis’ te blokkeren.

Hoe verhoudt dit alles zich dan tot de ontwikkelingen in de BI wereld?

De krant is gelijk aan conventionele BI; de business vraagt rapportages aan en de IT-afdeling maakt en publiceert ze. Een gestructureerde en rigide oplossing, helaas is net zoals bij de krant het nieuws al achterhaald op het moment dat het gedrukt is. De behoefte voor informatie die een gebruiker heeft aangevraagd in een rapport van de IT afdeling is vaak al gewijzigd op het moment dat IT het rapport heeft opgeleverd. De nieuwswebsites zorgden ervoor dat het nieuws 24-7 up to date beschikbaar was, wat kan worden vergeleken met de opkomst van analyse mogelijkheden en ad-hoc reporting bij de grote BI leveranciers. Het nieuws / informatie blijft echter door de journalist / IT afdeling bepaald.

De recente ontwikkelingen die zijn gefaciliteerd door de opkomst van internet; RSS en Twitter zorgen er voor dat de verspreiding van nieuws dynamischer en het bereik groter wordt. Naast de ‘traditionele’ nieuwsbronnen (telegraaf, volkskrant, nu.nl) kunnen ook andere bronnen worden bijgehouden; vakbladen, blogs, verenigingen, vrienden, collega’s. Het nieuwskanaal wordt op deze manier door de gebruiker zelf op maat gesneden. Het zal niet lang meer duren voordat deze flexibiliteit ook wordt verwacht door kenniswerkers van de informatie-organisatie. Net zoals het ‘bring your own device’ idee voorzie ik; ‘bring your own data’.

Microsoft BI event QNH MaastrichtOm de metafoor kort samen te vatten kan worden gezegd dat de journalist ( BI analist ) bij traditionele BI bepaald wat er gebeurt, bij de moderne BI is het de gebruiker (business user) die bepaald wat er gebeurt. De traditionele BI was push en de nieuwe BI is pull.

Terugkomend op de MS Excel PowerPivot plugin; deze tool voorziet in de behoefte om meer controle te leggen bij de business user. Een bestaand rapport kan worden gebruikt als uitgangspunt, vervolgens kan de gebruiker andere databronnen toevoegen. Zoals tabellen uit een externe database, eigen excel sheets, internetfeeds, etc.

Ik hoor u denken; “Is onze BI omgeving nu nutteloos?”

De gestructureerde BI omgeving behoudt zijn waarde; key performance indicators met betrekking tot sales, finance en HR behoren niet onderhandelbaar te zijn en moeten van bovenaf worden beheerd. Wat echter niet wil zeggen dat ze onveranderbaar zijn; als iemand meer inzicht in sales wil hebben kun je daar beter in faciliteren. Gebruikers met analyse mogelijkheden ofwel power users of HERO’s highly empowered and resourceful operatives verhogen het draagvlak van en vertrouwen inde BI omgeving. Mensen vertrouwen namelijk geen data, ze vertrouwen mensen. De HERO’s worden als het ware de ambasadeurs van de Business Intelligence oplossing.

This article was originally posted on QNH techblog

Linkedin Twitter Facebook Stumbleupon Tumblr Email

Leave a Reply

Your email address will not be published.